【摘要】:隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報(bào)告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。加強(qiáng)對(duì)工程勘察檔案的科學(xué)管理，是建筑工程管理的重要組成部分，對(duì)建筑工程管理具有十分重要的作用。
　　一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
　　（一）組成的成套性
　　勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對(duì)象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察的全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
　　（二）形成的階段性
　　根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分。因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
　　（三）內(nèi)容的專業(yè)性
　　一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成。一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料的專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
　　（四）貯存的空間需求性
　　工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備。利用現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)等現(xiàn)代管理手段，可以有效地提高貯存密度和檢索效率。
　　（五）使用的效益性
　　工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先，它是為某項(xiàng)具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件；其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考借鑒，對(duì)外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中，必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
　　（六）使用價(jià)值的時(shí)效性
　　工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案的使用價(jià)值有活躍期和衰減的規(guī)律。在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。因此，檔案管理人員要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。studa.net
　　二、勘察工程檔案的科學(xué)管理
　　當(dāng)前，做好工程勘察檔案科學(xué)管理工作，已經(jīng)成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
　　（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的基礎(chǔ)
　　當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案管理提出的標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對(duì)各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
　　（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
　　勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對(duì)已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。對(duì)施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)。同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對(duì)是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時(shí)查明原因。如果資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
　　（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
　　對(duì)工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：
　　一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速地錄入與使用工程檔案管理軟件。
　　二是要對(duì)現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄。在此基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案進(jìn)行清理，對(duì)號(hào)入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
　　三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。
　　（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
　　作為一名合格的工程勘察檔案管理員：一是要負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是要及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是要經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是要負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計(jì)劃和組織編研資料；五是要做好工程檔案工作的日常保管。
　　總之，工程勘察檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技巧。在歸檔時(shí)，做到既“清晰”又“全面”；在取檔時(shí)，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案的科學(xué)管理工作。