【摘 要】工程檔案是對整個施工全過程的各個方面的一個全記載性文件資料。對于施工企業(yè)而言，其不但要保證施工項目的產(chǎn)品質(zhì)量的高低，還要求與之相關(guān)的工程檔案管理的真實(shí)性。本文從項目管理和工程檔案管理出發(fā)，討論兩者這件的盥洗間及新的問題，并提出新的模式研究。

　　【關(guān)鍵詞】項目管理論文,項目管理,工程檔案管理,模式

　　引言

　　工程檔案是對整個施工過程的真實(shí)性記載的文件材料，在記錄的的過程中不僅要保證其完整性而且還要求真實(shí)性，然而，在實(shí)際的管理工作中，工程檔案存在著諸多問題，往往難以做到對施工過程的準(zhǔn)確描述，從而影響正常的交工期限及對質(zhì)量的評定，而其原因在于沒有對檔案管理的做夠重視及在管理中缺乏項目管理的理念。

　　1.項目管理和工程檔案管理的內(nèi)涵

　　工程檔案管理的內(nèi)容，一方面包含了對檔案的內(nèi)容及文件信息的挖掘及利用;另一方面，對工程檔案本身及文件的實(shí)體進(jìn)行管理的過程，包括對工程檔案文件的搜集、鑒定及保管等工作。

　　項目管理的管理對象是整個工程項目的全過程，包含了施工過程的各個方面，項目管理采取以項目為對象的系統(tǒng)管理方法，對項目過程進(jìn)行計劃、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)及實(shí)現(xiàn)的動態(tài)管理優(yōu)化，它是一個臨時性的專門柔性組織。

　　2.項目管理和工程檔案管理的相互關(guān)系及問題討論

　　美國項目管理專業(yè)認(rèn)證委員會主席Paul認(rèn)為：“我們所生活的世界，一切的事物都可視為項目”，所以，我們也可以將工程的檔案管理工作視為一個項目，將工程檔案管理的過程視為一個項目管理的過程。工程建設(shè)的起始時間和工程檔案管理的起始時間、工程的建設(shè)時間及工程檔案的管理時間之間往往存在著緊密的聯(lián)系，而這也是兩者之間最核心的聯(lián)系。這樣，我們可以通過建立工程檔案管理與項目管理相結(jié)合的管理模式，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)、全過程與質(zhì)量管理、流程分析等方面的操作模式，不僅確保了整個項目的高效、高質(zhì)量的完成，而且能夠保證工程檔案的完整性與真實(shí)性，真正做到管理方面的無縫鏈接。

　　隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理制度的改革與建立，使工程檔案管理存在著一系列的問題：

　　2.1檔案資料缺乏完整性。工程檔案管理的完整性是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)，不成套、完整的檔案無法完美詮釋整個工程的真實(shí)情況。一個工程檔案的完整性往往是由其是否能全面反映整個工程各個方面，如工程的使用功能和安全狀況及能否達(dá)到設(shè)計的要求。若檔案資料在記錄的過程中過于繁瑣，就會加大施工成本，增加工作人員的工作量，從而影響工程的施工進(jìn)度和質(zhì)量，最終影響對整個施工過程的放映效果。

　　2.2工程檔案的資料內(nèi)容存在失真。工程檔案管理的確實(shí)性是整個檔案管理工作的核心。其準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在：第一，施工過程是否需要劃分施工段以及劃分時是否運(yùn)用了正確的定性和定量的評定方法;第二，在對原材料的強(qiáng)度進(jìn)行計算的時候，如何對平均值進(jìn)行取值以及如何對標(biāo)準(zhǔn)差進(jìn)行取值等諸多詳細(xì)細(xì)節(jié)問題;第三，是否規(guī)范的填寫驗收材料，尤其是在對施工質(zhì)量進(jìn)行驗收的過程中;第四，是否詳細(xì)填寫一般項目和主控項目，不同單位在工程檔案管理的過程往往不同，導(dǎo)致了檔案材料的千差萬別，有些企業(yè)填寫材料時缺乏規(guī)范要求，而另一些的檔案材料只是復(fù)印件;第五，有些單位的檔案資料是在交工之前進(jìn)行突擊整理完成的，缺項、漏項現(xiàn)象較為明顯，其實(shí)際記錄的內(nèi)容與真實(shí)的施工過程有很大的出入。檔案材料出現(xiàn)以上五個方面的問題，都不能準(zhǔn)確反映施工的過程，同時難以落實(shí)工程質(zhì)量。

　　3.工程檔案管理中項目管理應(yīng)用新模式

　　基于項目管理的工廠檔案管理新模式主要從以下幾個方面考慮：

　　3.1理順各個部門在形成工程檔案的相互銜接關(guān)系。首先確定工程項目各個部門的工作內(nèi)容及相互之間存在的合作關(guān)系，然后明確每個部門所形成檔案資料的內(nèi)容，再根據(jù)這些關(guān)系建立部門之間的有序銜接關(guān)系。重點(diǎn)加強(qiáng)建設(shè)單位的工程檔案管理工作，積極協(xié)調(diào)其余監(jiān)管單位、施工單位的關(guān)系，從而確保工程檔案資料與整個工程項目的同步性。建設(shè)單位在工程結(jié)束之后，應(yīng)將建設(shè)過程中同步建立的檔案資料移交到檔案管理部門，在這個過程中要保證建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位間的協(xié)調(diào)心，確保檔案資料的質(zhì)量。

　　3.2制定工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)。首先，工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理的重要前提，在填寫過程中，必須按照事先制定的標(biāo)準(zhǔn)填寫，這樣才能明確各方責(zé)任，確保檔案的完整性及價值型;其次，建立與工程檔案管理相配套的管理制度。在整個工程的建設(shè)過程中，由于其工程的浩大，建設(shè)時間長，所耗資源量大，種種方面決定與其同步的檔案資料的數(shù)量龐大、種類繁多，這就要求在進(jìn)行檔案管理的過程中必須建立一個合理的管理制度，才能實(shí)現(xiàn)對工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及有消化管理。

　　3.3建立有效的項目組織文化。一個有效的項目組織文化是一個組織實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行、保證工作質(zhì)量的前提條件。而要建立一個有效的項目組織文化，必須做到：第一，明確目標(biāo)，一個組織如果要保證項目的順利實(shí)施，就要有一個明確的組織目標(biāo)以確保組織成員的工作的過程中各有分工、發(fā)揮專長、形成合力，使整個工作過程井然有序、高效的運(yùn)行;第二，建立一個有效的管理激勵制度，在明確組織目標(biāo)后，為長期保持組織成員的積極性，使整個建設(shè)過程以一個高效的速度運(yùn)行，一個有效的激勵制度是必不可少的，這是營造一個良好工作氛圍的外在條件;第三，工程檔案資料的管理以及相應(yīng)的資金的調(diào)配都要圍繞整個項目管理的各個環(huán)節(jié)展開，這樣才能不斷提高整個項目的工作效率。要有一個完善的管理制度，使信息在組織內(nèi)容暢通流轉(zhuǎn)，保證檔案資料隨著施工過程的進(jìn)行而不斷的更新，只有這樣才能保證工程檔案資料的完整性及真實(shí)性。

　　4.結(jié)束語

　　總之，隨著社會經(jīng)濟(jì)競爭壓力的加大，企業(yè)面臨著種種的危機(jī)，要實(shí)現(xiàn)建設(shè)單位的管理效率，企業(yè)必須加強(qiáng)對工程檔案管理方面的監(jiān)控，這樣才能完全了解整個施工過程中各種資源的流向，從而提高管理的效率，而項目管理理念在工程檔案管理中的運(yùn)用，不僅為工程檔案管理帶來標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，同時為工程檔案管理提供了新的管理思路。

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