工程檔案是工程初始籌劃到最后交付投入使用整個(gè)過(guò)程中的所涉及的各種資料，是工程項(xiàng)目的重要組成部分，相當(dāng)于工程的身份信息，因此，工程檔案需要妥善保管來(lái)保證其完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，本文指出了目前工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了問(wèn)題的對(duì)策。

　　《工程管理學(xué)報(bào)》是國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部主管的綜合類(lèi)國(guó)家科技期刊，由哈爾濱工業(yè)大學(xué)、中國(guó)建筑業(yè)協(xié)會(huì)管理現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)委員會(huì)主辦。期刊原名是創(chuàng)建于 1985年，1987年國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行的《建筑管理現(xiàn)代化》。2009年底，經(jīng)國(guó)家新聞出版總署研究同意，更名為《工程管理學(xué)報(bào)》，現(xiàn)為雙月刊，刊號(hào)：ISSN1674-8859/CN23-1564/TU;國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行代號(hào)：14—173。

　　工程檔案是一個(gè)企業(yè)各個(gè)工程全況的真實(shí)反映，它全面記錄了企業(yè)工程進(jìn)展過(guò)程中的每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)，也在維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益方面有著重要的作用。工程檔案管理工作是企業(yè)基本管理工作的一個(gè)重要組成部分，所以保證工程檔案的完整性，準(zhǔn)確性，是每個(gè)企業(yè)為將來(lái)工程建設(shè)參考和檔案利用的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)工程檔案管理工作有著十分重要的作用，不僅是檔案管理工作自身的必要，也是每個(gè)企業(yè)基本管理工作建設(shè)的前提。

　　一、工作檔案管理的基本內(nèi)容

　　1、綜合文件資料類(lèi)：工程圖紙、變更文件、工程合同及招標(biāo)投標(biāo)文件、工作預(yù)算、工程組織設(shè)計(jì)等質(zhì)量計(jì)劃文件、開(kāi)竣工報(bào)告、工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄、重大工程事故責(zé)任人登記報(bào)告、工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)表等文件資料，還有與工程有關(guān)的照片、錄音、視頻等。

　　2、工程施工及水，電，設(shè)備安裝文件資料：施工定位測(cè)量、工程沉降位移觀測(cè)記錄、工程測(cè)量成果資料、單位工程資料綜合評(píng)析表、各項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收證明書(shū)、原材料匯總及質(zhì)量證明單和試驗(yàn)報(bào)告、各種設(shè)備預(yù)制構(gòu)件明細(xì)表及合格證明和試驗(yàn)報(bào)告等。

　　3、工程竣工驗(yàn)收文件：工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、勘察單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告、設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告、施工單位工程質(zhì)量竣工報(bào)告、檢查單位工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。

　　二、目前工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　1、企業(yè)檔案管理人員不能按時(shí)完成竣工檔案。

　　隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和完善，企業(yè)為了在市場(chǎng)中占有很大的優(yōu)勢(shì)，要根據(jù)形勢(shì)改革自己的管理系統(tǒng)。我國(guó)的建筑企業(yè)的水平差異很大，一些企業(yè)的單位管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，導(dǎo)致在工程竣工時(shí)不能及時(shí)的完成竣工檔案資料，以至于不能及時(shí)的向城建部門(mén)報(bào)備。比如：一些企業(yè)單位單方面重視工程的進(jìn)展和資金管理，而忽略工程檔案的完成工作，就會(huì)造成工程檔案報(bào)備滯后。

　　2、工程檔案管理意識(shí)淡薄。

　　工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和項(xiàng)目的重要依據(jù)。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，應(yīng)該在思想上普遍認(rèn)識(shí)到管理的重要性，充分重視這方面的問(wèn)題。在很多方面缺乏管理和規(guī)范的制度。在工作量增大或人員不足時(shí)，工程檔案的整理和搜集就會(huì)被忽視。

　　3、企業(yè)工程的檔案材料缺失、數(shù)據(jù)失真。

　　因?yàn)楣こ虣n案管理工作具工程檔有多樣性、復(fù)雜性、真實(shí)性的特點(diǎn)，就會(huì)出現(xiàn)工程檔案管理在檔案集中整理的過(guò)程中困難度高、容易發(fā)生失誤等問(wèn)題，而導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)工作出工不出力，對(duì)工程施工現(xiàn)場(chǎng)不了解，依據(jù)建設(shè)單位提供的不完整的失真的材料，采用不真實(shí)的數(shù)據(jù)，編寫(xiě)檔案。這樣往往就會(huì)造成工程檔案與事實(shí)嚴(yán)重不符，各種數(shù)據(jù)失真，從而導(dǎo)致企業(yè)工程質(zhì)量保證書(shū)和合格證明不能通過(guò)審查驗(yàn)收。

　　4、工程檔案管理人員在驗(yàn)收資料質(zhì)量和完整性方面的欠缺。工程檔案必須依照真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)原則，如果工作人員直接從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中接收資料，而不進(jìn)行篩選和檢查，那么搜集上來(lái)的資料很可能存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)和內(nèi)容不全等問(wèn)題。不完整的檔案資料對(duì)以后工作的開(kāi)展也是有一定的影響的。

　　5、工程檔案管理工作缺乏有效的可行的管理制度。

　　隨著工程進(jìn)度的逐漸加快，有些重要的部門(mén)重組，檔案管理人員流動(dòng)性加大，原有的文件資料會(huì)有一部分分散、缺失，而新的文件資料又會(huì)不斷的產(chǎn)生，致使文件資料整理工作難度加大。比如部分企業(yè)因?yàn)闆](méi)有規(guī)范的有效的管理制度，對(duì)工程檔案資料的統(tǒng)一、保密、整理工作也很難做到有效的管理。

　　三、工程檔案管理工作的有效對(duì)策

　　1、建立健全工程檔案管理工作有關(guān)制度，是發(fā)展工程檔案管理事業(yè)的前提。

　　為了加強(qiáng)工程檔案的管理工作，保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性，在工程建設(shè)的開(kāi)始階段就應(yīng)該按照國(guó)家的有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，在根據(jù)工程現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的切實(shí)可行的工程檔案管理工作制度。還要明確工程建設(shè)中，各級(jí)單位部門(mén)以及工程檔案管理人員的個(gè)字職責(zé)和任務(wù)，把檔案管理工作程序化、規(guī)范化。

　　2、嚴(yán)格把好各類(lèi)驗(yàn)收文件的質(zhì)量關(guān)，使工程檔案充分發(fā)揮憑證的作用。

　　在工程開(kāi)始的時(shí)候，工程檔案管理人員應(yīng)該要了解與該工程有關(guān)的詳細(xì)資料，依據(jù)這些資料編寫(xiě)工程檔案，制定檔案查閱制度。在工程驗(yàn)收的時(shí)候，工程檔案管理人員要和工程負(fù)責(zé)人員，按照國(guó)家有關(guān)建筑工程的驗(yàn)收規(guī)范的要求，對(duì)工程驗(yàn)收的各項(xiàng)文件資料認(rèn)真審查，以防止不合格的文件被使用，務(wù)必保證工程驗(yàn)收文件資料的真實(shí)性、完整性。要逐步完善工程檔案管理制度，從源頭上保證文件資料的質(zhì)量，為做好工程檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

　　3、強(qiáng)化工程檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案材料的編寫(xiě)工作。

　　科技的快速發(fā)展，工程技術(shù)水平不斷提高，這就對(duì)工程檔案管理工作人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。工程檔案管理工作人員應(yīng)該要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)拓視野，熟悉工程檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，提高自身的素質(zhì)，運(yùn)用新知識(shí)，新經(jīng)驗(yàn)改進(jìn)和加強(qiáng)工程檔案管理工作，更好的促進(jìn)工程檔案管理發(fā)展。企業(yè)要定期參加檔案管理理論的學(xué)習(xí)，定期舉辦工程檔案管理工作的集中性業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，讓他們深入到一線(xiàn)工作中去，詳細(xì)的了解工程施工的進(jìn)度，培養(yǎng)一大批既有技術(shù)又有理論的實(shí)干型復(fù)合人才。

　　4、實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是新時(shí)代對(duì)建筑企業(yè)基本管理提出的要求。

　　隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和查閱帶來(lái)了一系列的問(wèn)題。與此同時(shí)，使用者也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，他們希望工程檔案管理部門(mén)能及時(shí)的完整的提供其所需要工程資料，并且能夠快速的放到可利用的地方。傳統(tǒng)手工的檔案管理就越來(lái)越落后，在無(wú)法解決檔案管理工作的問(wèn)題，影響了工程檔案管理工作的發(fā)展。所以革新已經(jīng)落后的檔案管理方法、實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的必然要求。

　　5、及時(shí)的做好檔案的整理、修改、變更記錄，保證工程檔案的完整性、有效性。

　　在工程檔案管理工作的過(guò)程中，檔案問(wèn)津的反復(fù)查閱、頻繁修改和變更，會(huì)使工程檔案的完整性發(fā)生變化，工程檔案管理人員只有及時(shí)的針對(duì)工程檔案的變動(dòng)情況，做好相應(yīng)的記錄，才能有效的避免工程檔案的完整性、有效性遭到破壞，確保個(gè)部門(mén)能及時(shí)的獲取完整的工程資料。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　要做好工程檔案管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，還需要企業(yè)、單位和檔案管理人員共同努力來(lái)創(chuàng)造切實(shí)合理的工程檔案管理系統(tǒng)，面對(duì)國(guó)外先進(jìn)工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)該以積極學(xué)習(xí)和借鑒的態(tài)度，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)工程檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)和責(zé)任機(jī)制的完善，不斷總結(jié)工程檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，是工程檔案管理更好的為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)添磚添瓦。

　　參考文獻(xiàn)：

　　【1】徐英浩.淺談施工檔案在公程管理中的作用【J】.工海煤氣.2004年

　　【2】陳將,徐素英,陳淑義.建設(shè)工程竣工資料質(zhì)量問(wèn)題及對(duì)策【J】.2008年

　　【3】馮惠玲,張輯哲.《檔案學(xué)概論》【M】.中國(guó)人民大學(xué)出版社.2001年版

　　【4】楊玉昆.檔案收集難原因新探【J】.檔案學(xué)研究.2003年

　　【5】聶博侖.工程檔案的有效管理——建設(shè)工程質(zhì)量的保障【J】.價(jià)值工程.2010年

　　【6】劉梅.工程檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究【J】.四川檔案.2011年