摘 要：城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。人類社會正在從工業(yè)社會邁向信息社會，信息化已成為當(dāng)今世界社會經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢。本文就對新形勢下城建檔案信息化建設(shè)問題進行了簡單闡述。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案,信息化管理

　　引 言：面對新形勢，城建檔案工作如何運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的步伐，全面推進信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務(wù)，是擺在我們面前的一個急迫解決的新課題。我們要發(fā)揚與時俱進、只爭朝夕的精神，加快推進城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。

　　一、城建檔案信息化管理的必要性

　　城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個專業(yè)部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。城市管理工作自身具有綜合性、多樣性的特點，做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設(shè)發(fā)展尤為重要，它促使檔案管理要深層次地開發(fā)檔案信息資源為城市文化建設(shè)服務(wù)，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度，增強城市市民的榮譽感和使命感。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，開拓新的服務(wù)領(lǐng)域充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術(shù)、管理等方面的動態(tài)資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源，提供檔案資料，擴大服務(wù)對象和服務(wù)范圍，以提高城市文化建設(shè)的品牌形象。

　　開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。從構(gòu)成錄音、錄像帶的檔案看，其載體均為磁性物質(zhì)，該物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度、濕度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　二、城建檔案信息化管理的主要歷程

　　隨著高科技在各領(lǐng)域的滲透，90年代末城建檔案開始向現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)邁進。跨入新世紀，“數(shù)字城建檔案館”成為城建檔案信息化建設(shè)的目標和宏偉藍圖，關(guān)于“數(shù)字城建檔案館”的討論異常熱烈。通過積極的探索與實踐，逐步認識到城建檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是一個循序漸進的過程。當(dāng)前，城建檔案管理引入信息技術(shù)，改進工作方式和管理模式勢在必行，如何指導(dǎo)和推動城建檔案工作的信息化建設(shè)，是新形勢下行業(yè)管理部門應(yīng)該重點思考的問題。為順應(yīng)時展的潮流，充分發(fā)揮檔案工作在城市管理中的重要作用。城建檔案工作，作為國家檔案事業(yè)的重要部分，作為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中重要的信息資源的支持保障，應(yīng)積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，目前國內(nèi)多數(shù)城建檔案館已經(jīng)啟動了信息化建設(shè)工程。

　　三、城建檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題。一是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。二是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。三是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。

　　四、樹立城建檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃理念

　　城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃是城建檔案發(fā)展的藍圖，是城建檔案館發(fā)展的方向，其建設(shè)水平如何，將直接影響著城建檔案館在信息時代的地位。城建檔案信息化建設(shè)是用新的管理理念，采用新設(shè)備、新技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行逐步更新改造的過程。其目的是實現(xiàn)高效、便捷的管理效能。目前，我國城建檔案館信息化應(yīng)用總體上還處干在初步發(fā)展階段，這一現(xiàn)狀與知識管理的要求不相適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠。這種不適應(yīng)集中表現(xiàn)在:自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案館仍未走出封閉狀態(tài);檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式，資源共享觀念淡薄;檔案資源的深度開發(fā)遠不能滿足社會需要，檔案館信息化水平極不平衡。因此，這就要求我們要從認識上根本改變過去那種傳統(tǒng)的封閉式、坐等式的狹隘思想觀念，正確認識城建檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，制定城建檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，以使城建檔案信息化建設(shè)與城市建設(shè)、社會需求同步發(fā)展。要建立數(shù)字城建檔案館，通過建立互連互通的電子文件中心或數(shù)據(jù)交換平臺對城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動的部門與機構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進行在線(離線)收集;指導(dǎo)、督促工程建設(shè)單位應(yīng)用相應(yīng)的管理系統(tǒng)管理建設(shè)工程電子文件，實現(xiàn)對城建檔案電子文件的前端控制管理，保證建設(shè)工程檔案電子文件的真實、完整和有效，實現(xiàn)建設(shè)工程檔案電子化報送;建立數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)字城建檔案的真實性、完整性、永久保存和長期可讀性;通過內(nèi)(外)網(wǎng)門戶網(wǎng)站提供城建檔案數(shù)據(jù)信息的利用服務(wù);通過接收數(shù)字化檔案、館藏數(shù)字化等手段，建立電子政務(wù)信息和各類城建檔案信息數(shù)字資源庫，成為“數(shù)字城市”、政務(wù)公開的基礎(chǔ)資源平臺和有力支撐。

　　21世紀是信息產(chǎn)業(yè)主導(dǎo)世紀，逐步實現(xiàn)城建檔案館數(shù)字化成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的主流，面對新世紀的機遇與挑戰(zhàn)，我們只有把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，才能實現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，并為建立數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。

　　五、結(jié)束語

　　建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向，數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)和應(yīng)用過程中應(yīng)該堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。