摘 要：藍(lán)圖由白圖或電子圖代替，這是檔案管理的一個(gè)趨勢，也是跟上時(shí)代腳步所必須去落實(shí)的工作。關(guān)于紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，不是技術(shù)問題，而是管理問題。三分技術(shù)、七分管理。“以技術(shù)引導(dǎo)管理觀念創(chuàng)新，以管理統(tǒng)領(lǐng)技術(shù)應(yīng)用”。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案,數(shù)字化,白圖替代藍(lán)圖

　　現(xiàn)美國或一些歐洲國家已經(jīng)完成了白圖替代藍(lán)圖的轉(zhuǎn)換，藍(lán)圖在很多國家已經(jīng)消失了。所有的藍(lán)圖都由白圖或電子圖代替。這是檔案管理的一個(gè)趨勢，也是跟上時(shí)代腳步所必須去落實(shí)的工作。

　　關(guān)于紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，不是技術(shù)問題，而是管理問題。

　　國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見意見》：企業(yè)檔案信息化建設(shè)，要堅(jiān)持與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則;堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則。

　　電子文件檔案的存儲媒介：由于設(shè)計(jì)手段的現(xiàn)代化，促進(jìn)設(shè)計(jì)質(zhì)量和效益的提高，設(shè)計(jì)周期也明顯縮短，而越來越多的工程、產(chǎn)品圖紙存檔以及管理制度勢必要隨著CAD技術(shù)的普及應(yīng)用作出相應(yīng)的變革和調(diào)整。 應(yīng)用光盤存儲技術(shù)是CAD技術(shù)發(fā)展的必然。經(jīng)對比研究，國家決定采用光盤存儲電子文件以支持CAD技術(shù)的深入發(fā)展和應(yīng)用。

　　光盤具有如下特點(diǎn)：1)存儲量大，記錄密度高。(一張650MB的光盤可存儲A1圖紙4000張，或幾萬張A4圖紙，或3億個(gè)漢字);2)聲、像、圖、文并茂，多媒體再現(xiàn);3)壽命長，信息質(zhì)量高(相對磁介質(zhì));4)信息存取方便、靈活，可鍵盤輸入(矢量)，也可掃描輸入(光柵);5)信息還原效果好，有叫高的分辨率;6)系統(tǒng)容易建立和普及，性能價(jià)格比越來越高。且雙向適應(yīng)：適應(yīng)利用，也適應(yīng)保存。

　　采用光盤存儲工程圖紙等技術(shù)資料，可以免去日益增加的紙質(zhì)圖庫建筑面積和節(jié)省投資;方便檢索、調(diào)用已有技術(shù)檔案，修復(fù)破損嚴(yán)重的老圖紙，有利于提高檔案的利用率，加快設(shè)計(jì)速度，縮短設(shè)計(jì)周期，增強(qiáng)企事業(yè)單位的市場競爭力;也有利于檔案管理水平的提高和檔案工作人員素質(zhì)的提高，充分體現(xiàn)檔案管理部門也是服務(wù)于生產(chǎn)和創(chuàng)造效益一個(gè)重要組成部門之一。要改變舊的圖樣管理制度，制定新標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)力推廣CAD技術(shù)的要求。

　　當(dāng)前電子文件管理工作的三個(gè)階段，起步階段;準(zhǔn)備階段;我們院正處在準(zhǔn)備階段(檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立;傳統(tǒng)檔案的原文信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換;多媒體數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用;較大型網(wǎng)絡(luò)和廣域網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用研究;分布式綜合性數(shù)據(jù)庫的建立;檔案信息網(wǎng)站的建立。)發(fā)展階段;(法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和完善;電子文件法律地位的確定;電子文件四性保障;電子檔案的長久保存;網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。)

　　檔案文件接收的四性原則：真實(shí)性-可用性-可靠性-完整性

　　管理規(guī)范：

　　¢ 法律法規(guī)

　　— 電子簽名法

　　¢ 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

　　— 標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)體系

　　¢ 規(guī)章制度

　　電子文件的整理：

　　¢ 歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。

　　¢ 產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。

　　¢ 存儲歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬件平臺等。

　　¢ 電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。

　　¢ 編寫歸檔說明

　　一、檔案管理方面遇到的常見問題

　　設(shè)計(jì)資料，尤其是圖紙，這些資料如何收集、如何能保證最新的資料被收集;如何把收集到的資料合理的分類存放;如何能使得這些資料被高效利用;如何能在海量的資料中快速準(zhǔn)確找到自己需要的資料……這些都是我們所關(guān)心的問題。

　　有不少設(shè)計(jì)企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)往往側(cè)重于普通的文件和檔案管理，不能切合設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際，存在許多弊端，嚴(yán)重妨礙了設(shè)計(jì)資料的有效利用。具體來說包括：

　　(1)對電子圖紙和相應(yīng)的信息采集都是手工完成的，錄入工作量大，檔案工作人員工作負(fù)擔(dān)過重;

　　(2)手工錄入的方式使得圖紙內(nèi)容不全、容易出錯(cuò)等問題，導(dǎo)致真實(shí)性、可靠性和可信性的不足，影響了系統(tǒng)的使用效率;

　　(3)不可見的業(yè)務(wù)過程;從任務(wù)分配到項(xiàng)目完成，整個(gè)過程不可見不可控;

　　(4)設(shè)計(jì)資源流失，重要的電子資料得不到保存和重復(fù)利用;

　　(5)版本無法控制、設(shè)置變更頻繁，加大設(shè)計(jì)成本;

　　(6)各職能部門的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)繁瑣，造成工作和生產(chǎn)的滯后;

　　(7)難以規(guī)范和控制企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化，給生產(chǎn)和管理帶來一定壓力，如圖框、字體、線型、文件沒有標(biāo)準(zhǔn)化，院內(nèi)外交流困難;

　　(8)無有效的技術(shù)手段促進(jìn)CAD電子文件的歸檔，僅靠管理手段并不能促使設(shè)計(jì)人員主動歸檔完整、準(zhǔn)確的電子文件。

　　(9)如何確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實(shí)性，使電子文件和出版文件完全一致;

　　(10)設(shè)計(jì)過程中的圖檔、文檔等資料采用服務(wù)器共享的方式，不能保證共享數(shù)據(jù)的安全性，無法防范無形資產(chǎn)的流失。

　　(11)項(xiàng)目的圖檔和資料采用刻錄光盤的方法進(jìn)行保存，無法對項(xiàng)目資料進(jìn)行及時(shí)備份。更重要的是無法集中管理圖檔，設(shè)計(jì)人員不能及時(shí)查閱需要的資料，不能保證電子圖檔有效重復(fù)利用。

　　電子文檔管理面臨的問題

　　n 電子文件歸檔不及時(shí)

　　n 電子文件不完整性

　　n 電子文件不準(zhǔn)確

　　n 電子文件不規(guī)范

　　n 電子文件信息不能被共享利用

　　二、 電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

　　1. 多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔。

　　2. 與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息(如電子簽章等)必須與建設(shè)電子文件一同收集。

　　3. 著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集

　　4. 應(yīng)整理、鑒定再歸檔

　　5. 確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實(shí)性，使歸檔的電子文件和出版的紙質(zhì)文件完全一致

　　6. 以電子文件的利用取代底圖的利用，工程圖紙的套用、調(diào)曬等直接使用電子文檔打印完成出版

　　7. 優(yōu)化文檔工作流程，實(shí)現(xiàn)信息的共享，提高文檔管理工作效率和質(zhì)量

　　8. 實(shí)現(xiàn)文檔利用以電子文件為主，紙質(zhì)檔案為輔的工作模式

　　9. 適應(yīng)設(shè)計(jì)院工程總承包等新業(yè)務(wù)對工程檔案管理的需求

　　10. 實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)的有效銜接，滿足檔案數(shù)字化移交的需要

　　11. 在文檔電子化的基礎(chǔ)上，挖掘文檔信息資源，建立知識庫

　　提升電子文件管理水平實(shí)現(xiàn)白圖替代藍(lán)圖

　　n 出版白圖的本質(zhì)

　　通過電子文件直接印制輸出

　　n 出版白圖的關(guān)鍵

　　電子文檔的準(zhǔn)確性至關(guān)重要

　　n 出版白圖的變革

　　改變傳統(tǒng)觀念、管理方法、工作方式

　　三 白圖替代藍(lán)圖的必要性及存在問題

　　1)藍(lán)圖出圖效率底

　　標(biāo)準(zhǔn)圖套用、工程圖套用、工程圖加曬等環(huán)節(jié)，全部都是手工操作，速度慢，容易出差錯(cuò)。

　　同一份圖紙無法同時(shí)被多個(gè)工程調(diào)用。

　　2)藍(lán)圖出版不利于環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康

　　氨氣、三氯乙烯等有害氣體污染環(huán)境，影響員工的身體健康。

　　藍(lán)圖表面還會不斷地?fù)]發(fā)有害氣體，在使用的過程中會造成二次污染

　　3)檔案室需要大量的庫房保管圖紙.

　　4)電子文件的準(zhǔn)確性、有效性得不到保障

　　由于藍(lán)圖出版通過底圖來完成，設(shè)計(jì)人員對底圖校核的過程中只保證底圖的準(zhǔn)確性，普遍存在“刮改”的習(xí)慣，電子文件與紙質(zhì)文件的一致性無法得到保證。

　　導(dǎo)致只能以檔案庫中房中的底圖作為正確的版本使用，收集的電子文件只能作為參考使用，電子文件的優(yōu)勢無法充分發(fā)揮。

　　出白圖與出藍(lán)圖方式的比較，制作白圖的工作流程是CAD作圖后直接用電子文件數(shù)出白圖;制作藍(lán)圖的工作流程是CAD作圖后先制作底圖，再通過底圖曬藍(lán)圖。很明顯，出藍(lán)圖比出白圖增加了工作環(huán)節(jié)，而且藍(lán)圖的作業(yè)主要靠手工操作，速度慢;而出白圖減少了以手工操作為主的環(huán)節(jié)，自動化程度迅速提高;在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)圖套用、工程圖套用、工程圖加印時(shí)，可直接利用原有的電子文件輸出白圖，出圖效率大幅提高。

　　四、出版白圖需要解決的問題

　　l 外部使用環(huán)境問題

　　業(yè)主、施工、運(yùn)行、監(jiān)理等單位是設(shè)計(jì)圖紙使用的外部用戶，推行使用白圖要得到各方的認(rèn)可，要做好向用戶宣傳和解釋的工作，同時(shí)要爭取相關(guān)管理部門的支持。

　　l 白圖是否能歸檔的問題

　　《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28—2002)對歸檔文件質(zhì)量要求的有關(guān)規(guī)定 ：

　　1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備

　　2)紙張和書寫材料具有耐久性

　　《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T 42) 第七章7.3.4.2 規(guī)定：“歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。”

　　l 電子文件與出版文件的一致性

　　通過工作流程的設(shè)計(jì)和技術(shù)的手段，使設(shè)計(jì)人員不能對圖紙進(jìn)行刮改，轉(zhuǎn)變設(shè)計(jì)人員的工作習(xí)慣。

　　l 出版電子文件的簽名

　　藍(lán)圖時(shí)，設(shè)計(jì)人員是在底圖上簽完名再復(fù)制出版藍(lán)圖。

　　出版白圖使用電子文件印制，需要解決電子文件中的簽名問題。

　　l 作圖的規(guī)范化

　　出版藍(lán)圖的模式下，最終成果以紙質(zhì)文件為準(zhǔn)，在日后再利用時(shí)不存在無法閱讀的問題。

　　電子文件作圖不規(guī)范會造成電子文件利用的困難。

　　l 設(shè)備和成本的考慮

　　根據(jù)本單位自身的設(shè)備狀況，確定出版白圖的成本和出版藍(lán)圖的成本差異有多大，保證白圖替代藍(lán)圖的成本在可以接受的范圍。

　　經(jīng)過分析，認(rèn)為出白圖可以減低綜合成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　l 設(shè)備和成本的考慮因素

　　(1)設(shè)備價(jià)格

　　(2)紙張價(jià)格

　　(3)消耗材料

　　(4)曬藍(lán)圖配套的防治大氣污染設(shè)備

　　(5)出圖效率

　　(6)人力資源

　　(7)出版作業(yè)場地

　　(8)檔案庫房

　　綜上所述白替藍(lán)是檔案管理的一個(gè)趨勢。三分技術(shù)、七分管理。“以技術(shù)引導(dǎo)管理觀念創(chuàng)新，以管理統(tǒng)領(lǐng)技術(shù)應(yīng)用”。

　　信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用越來越清晰的表明：信息時(shí)代的電子檔案管理，使我們無法回避的挑戰(zhàn)，也是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。