內(nèi)容提要:工程建設(shè)項目的檔案是非常具有保存價值的工程項目的歷史記載，如何建立健全檔案并對其進行有效管理，是一個值得探討的問題。從工程建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了檔案建立、管理的重要性及目前存在的缺陷，提出了改進檔案工作的幾點建議。
　　
　　關(guān)鍵詞:工程項目;檔案建立;科學(xué)管理
　　
　　1概述
　　工程建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)項目在可行性研究、勘察設(shè)計、建設(shè)施工和竣工驗收等過程中形成的具有保存價值的歷史記載，對工程項目在各個過程中出現(xiàn)的情況、相關(guān)數(shù)據(jù)，以及投入使用后的管理、維修、改建、擴建等工作有著重要意義。勘察設(shè)計和建設(shè)施工單位應(yīng)充分認識到項目檔案的重要性，在項目實施過程中應(yīng)科學(xué)合理地建立項目檔案，這不僅是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是建立工程質(zhì)量責(zé)任終身制、對業(yè)主負責(zé)的具體體現(xiàn)。因此，應(yīng)當(dāng)按照國家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，堅持對工程建設(shè)項目檔案集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一實施，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并應(yīng)實現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用，為工程竣工后的可持續(xù)使用提供保障。
　　2工程建設(shè)項目檔案現(xiàn)狀
　　當(dāng)前，設(shè)計施工企業(yè)建立健全工程項目檔案已成為了企業(yè)日常工作的重要組成部分，但由于各種各樣的原因，這項工作經(jīng)常出現(xiàn)重視不夠、執(zhí)行不力的現(xiàn)象，致使檔案管理也出現(xiàn)了許多不盡人意之處。
　　（1）只追求經(jīng)濟效益，忽視檔案工作。
　　一些企業(yè)片面追求工程項目的經(jīng)濟效益，而對工程技術(shù)資料的建檔工作很不重視，工程項目資料不完整、不規(guī)范，管理工作也不到位或者手段落后，所謂的資料無法真實反映建設(shè)項目的實際情況，致使項目在竣工后的維修、擴建等工作難以進行。許多企業(yè)沒有單獨的項目檔案管理機構(gòu)，相關(guān)檔案的管理工作也沒有專人負責(zé)，常常是由辦公室人員兼任檔案管理員，對檔案的借閱、查詢機制不健全，導(dǎo)致檔案丟失或損壞。
　　（2）建設(shè)體制發(fā)生變革，投資及管理主體多元化，造成檔案管理難度增大。
　　當(dāng)前，許多工程建設(shè)項目在建設(shè)管理、投資、運行等方面不斷發(fā)生變化，給檔案管理造成了相當(dāng)大的不確定性。
　　①檔案管理主體不確定。項目立項及可行性調(diào)研通常是由行政主管部門負責(zé)，檔案文件也由此形成。項目開工建設(shè)后，投資、運行主體發(fā)生變化，檔案形成和管理主體也隨之變化，從而導(dǎo)致檔案來源復(fù)雜，管理難度增大。
　　②檔案歸屬不確定。項目檔案要求“誰形成，誰整理，誰保管”，但如果將檔案集中統(tǒng)一管理，則能更加合理地加以利用，這就產(chǎn)生了檔案的集中保管和分散利用的矛盾，從而導(dǎo)致管理混亂。
　　③檔案管理規(guī)范不確定。檔案的形成存在著主體的多元性，對檔案的側(cè)重點不同、要求不同、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)不同，因此管理規(guī)范不確定，給項目審計、工程驗收、項目改擴建帶來不良后果。一些工程在解決處理遺留問題時，經(jīng)常因為檔案不齊全引發(fā)矛盾糾紛。
　　（3）施工人員流動性強，項目檔案形成質(zhì)量較差。
　　項目檔案是反映工程建設(shè)中各種狀況、各項重點數(shù)據(jù)的重要文獻，也是工程竣工后投入運行、維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，其重要性不言而喻。但由于工程項目參建施工單位多、人員流動性較大，而且對文件質(zhì)量認識有差異，對建檔及其管理工作的重視程度也有所不同，使得項目檔案不同程度地存在一些問題，如檔案格式混亂、不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題等，這些都給檔案整理和管理帶來困難，致使整個項目檔案管理質(zhì)量下降。
　　（4）檔案管理存在盲區(qū)，檔案的真實性、準(zhǔn)確性難以得到有效保障。
　　設(shè)計施工單位在工程檔案的管理中存在下列現(xiàn)象：變更文件大量使用傳真件、復(fù)印件等，無法簽字蓋章，不利于檔案永久保存；竣工圖編制規(guī)范執(zhí)行不力，存在編制說明不詳、編制方法不符合要求等問題。而監(jiān)理單位在這些方面因缺乏相應(yīng)的約束，與設(shè)計施工單位一樣存在很多不足。這些問題造成了項目檔案管理的盲區(qū)，使檔案的真實性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性受到影響。
　　3做好項目檔案管理工作的建議
　　工程項目檔案管理直接關(guān)系著項目建設(shè)質(zhì)量。有效解決工程項目檔案管理問題，需要建立良好的檔案法制環(huán)境，需要各方面的高度重視和不懈努力。
　　（1）嚴格檔案管理職責(zé)。
　　①相關(guān)行政主管部門在施工單位辦理施工許可時，應(yīng)與施工單位簽訂工程項目檔案責(zé)任書，明確施工、監(jiān)理等單位在工程項目檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)，并負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
　　②施工單位在進行施工前，應(yīng)向下屬各單位及參建單位下發(fā)工程項目檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作要求，以便于各單位注意收集相關(guān)資料，形成正規(guī)、規(guī)范的檔案文獻。
　　③在工程施工過程中，對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)有明確的工作程序和規(guī)范。
　　④在主體工程結(jié)束后，施工單位應(yīng)將下屬各單位全部的工程文件、圖紙及相關(guān)資料收集齊全，系統(tǒng)整理后及時向建設(shè)單位檔案部門歸檔。各單位應(yīng)積極配合施工單位，努力提高工程檔案管理水平，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
　　（2）在建設(shè)“精品工程”的同時建立“精品檔案”。
　　施工單位常常把建設(shè)“精品工程”作為追求目標(biāo)。實際上，在此過程中，一樣可以將檔案做成“精品”。在這一點上，各個建設(shè)參與方應(yīng)達成高度一致。監(jiān)理公司在對工程投資、進度、質(zhì)量進行嚴格控制的同時，對工程項目檔案也應(yīng)實行嚴格的監(jiān)督；施工單位應(yīng)指定專人負責(zé)收集整理相關(guān)材料，為建立健全檔案奠定基礎(chǔ)，并通過前期介入、中期滲透、后期跟蹤的全方位控制，使檔案資料的質(zhì)量得到有效保證。
　　（3）對工程建設(shè)檔案進行全過程管理。
　　①在工程項目檔案的管理中，也要樹立質(zhì)量管理意識，實行全過程管理，提高工程建設(shè)檔案的編制質(zhì)量。建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案工作，在與施工單位簽訂工程建設(shè)合同時，應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交等工作要求列入合同條款，在工程竣工后依據(jù)合同進行工程竣工檔案的驗收。
　　②將檔案管理工作與經(jīng)濟效益掛鉤，以促使工程技術(shù)人員重視檔案的形成、積累和移交工作，并落實責(zé)任，提高編制檔案的積極性和責(zé)任心。
　　③項目設(shè)計單位要按照建設(shè)單位的合同、協(xié)議規(guī)定，編制與工程建設(shè)實際情況相符的竣工圖和竣工文件，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定給予一定報酬。
　　（4）確立檔案管理質(zhì)量要求。
　　原始文件是檔案的重要來源，文件管理在檔案管理中有著重要的基礎(chǔ)性作用。國家出臺了一系列檔案管理規(guī)范，但這些規(guī)范大多明確了建立檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，而涉及文件材料管理階段的規(guī)定卻不多，即使有一些規(guī)定，也是操作性不強。例如，對于工程招投標(biāo)文件，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)僅僅規(guī)定了中標(biāo)文件的管理，對未中標(biāo)文件卻沒有明確是否保存及保存時間、保存方式，因此這部分文件在招投標(biāo)結(jié)束后常常作為不歸檔文件被銷毀。隨著對社會工程項目質(zhì)量要求的逐步提高，工程項目的“缺陷期”也隨之延長，在此期間形成的觀測記錄、輔助建設(shè)項目以及管理中形成的相關(guān)資料對工程竣工驗收也非常重要。因此，即使項目成功通過竣工驗收，也并不意味著檔案工作的結(jié)束。必須采取切實措施，對檔案的質(zhì)量提出明確要求，確保檔案管理工作的有效進行。
　　（5）正確運用行政監(jiān)督手段，強化檔案收集意識。
　　相關(guān)行政管理部門要正確運用行政監(jiān)督手段，加強工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督；要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場，對項目檔案的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，促進工程項目檔案管理工作的落實。
　　4結(jié)論
　　工程項目檔案的建立健全具有重要意義，關(guān)系到工程可持續(xù)使用、功能拓展和維修、保養(yǎng)，對可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量糾紛也可起到重要的證據(jù)作用。參與工程項目的立項、調(diào)研、建設(shè)、施工、監(jiān)理以及維修管理各方，均應(yīng)高度重視此項工作，確保項目檔案的完整性、系統(tǒng)性、真實性，并對檔案進行科學(xué)的管理和利用，最大限度地發(fā)揮項目檔案的依據(jù)作用，保障工程項目安全、高效地運行。

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